DokumenteFristen sollten nicht davon abhängen, dass jemand daran denkt.
Dokumente abzulegen ist einfach. Wertvoll ist erst, ihre Fristen nicht zu verpassen — auch dann, wenn der Scan noch gar nicht vorliegt.
Dokumente ablegen ist einfach. Fristen nicht zu verpassen ist wertvoll.
Veydex Dokumente hält Verträge, Genehmigungen, Nachweise und ihre wichtigsten Termine zusammen.
Was Verträge binden
Wie viel im Monat in Verträgen steckt und was sich bald verlängert.
Nach Monaten
Fristen und Verlängerungen Monat für Monat, bis zu zwei Jahre voraus.
Kündigungsfristen ausgerechnet
Je Vertrag die Frist mit Datum, Tagen bis dahin und Betrag.
Mehr über Dokumente
Du kannst Fristen auch erfassen, wenn der eigentliche Scan noch nicht vorliegt. Veydex prüft sie automatisch und erinnert dich, bevor aus einem Dokument ein Problem wird.
Eine Frist
Die Frist meldet sich. Du musst nicht dran denken.
Die Frist hing an einem Datum, nicht an einem Gedächtnis.
- 01Die Konzession läuft am 31. März ab. Im Hub steht das Datum, der Scan kommt später nach.
- 1. MärzVeydex meldet: noch dreißig Tage. Den Vorlauf stellst du selbst ein.
- 28. MärzDie neue Urkunde liegt im Hub, das alte Dokument im Archiv.
Was drin ist.
- Dokumentenverwaltung
- sieben Kategorien
- Ablaufdaten
- Vorwarnungen
- Dateien
- Beträge
- Archivierung
- automatische Fristprüfung
Frag Kio
Frag Kio, statt zu suchen.
Kio liest in den Bereichen mit, die du gebucht hast, und antwortet in ganzen Sätzen, mit den Zahlen dazu und woher sie stammen.
Kio ist in jedem Betrieb dabei: Gelegentliche Fragen sind im Hub enthalten.
Kio kennenlernen- Du: Was läuft diesen Monat ab?
- Kio:
Zwei Fristen: der Wartungsvertrag der Spülmaschine am 14. und eine Gesundheitsbelehrung im Team am 28. Für die Belehrung fehlt noch der Scan.
Ein Dokument weiß, zu wem es gehört. Und wann es etwas von dir will.
Veydex Dokumente verknüpft Verträge und Nachweise mit Person, Standort, Lieferant oder Gerät, rechnet ihre Fristen aus und macht aus einem Termin eine Aufgabe. Erstellen, unterschreiben und für eine Prüfung zusammenstellen gehören dazu.
01
Fristen
Termine, die sich melden, ohne dass jemand nachsieht.
Das Datum vor dem Scan
Ein Ablaufdatum lässt sich eintragen, bevor die Datei da ist. Jedes Dokument meldet sich mit dem Vorlauf, den du ihm gibst, ab Werk dreißig Tage vorher, und noch einmal, wenn es abgelaufen ist.
Kündigungsfristen ausgerechnet
Aus Beginn, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung rechnet Veydex den letzten Kündigungstag aus, auch am Monatsende richtig. Ein still verlängerter Vertrag wird fortgeschrieben, nicht als abgelaufen gemeldet.
Fristen-Center
Überfällige und kommende Fristen, die Monatskosten aller laufenden Verträge und was sich in den nächsten 90 Tagen verlängert. Jeder Vertrag kann einen Verantwortlichen haben.
Aus einer Frist wird eine Handlung
Automationen nach dem Muster Auslöser, Bedingung, Aktion. Sieben Vorschläge schaltest du mit einem Klick ein, etwa „Nachweis abgelaufen → beim Mitarbeiter neu anfordern“.
02
Erstellen
Vorlagen, die ihre Werte aus dem Hub nehmen.
Bibliothek für die Gastronomie
32 Vorlagen, vom Arbeitsvertrag über Belehrung und Übergabeprotokoll bis zum Arbeitszeugnis, dazu Pakete für Neueinstellung, Austritt, neuen Lieferanten, neuen Standort und Hygiene-Audit. Übernommen wird eine Kopie: Ändert sich die Bibliothek, ändert sich dein Vertrag nicht still mit.
Werte aus dem Hub
Name, Eintritt, Standort und Briefkopf kommen aus dem, was der Hub schon weiß. Fehlt ein Wert, steht die Lücke markiert im Entwurf, und das Dokument bleibt Entwurf, bis sie gefüllt ist.
Ein Vertrag je Beschäftigungsart
Minijob, Teilzeit, Vollzeit, Werkstudent, Aushilfe, mit Optionen für Befristung, Probezeit und Zuschläge. Die Optionen steuern Absätze, und eine Korrektur am Urlaubsparagraphen wirkt in allen Varianten.
QR-Code auf dem Papier
Jedes erzeugte Dokument trägt eine zufällige Kennung und einen QR-Code. Der unterschriebene Ausdruck wird fotografiert und landet am richtigen Dokument; wer einen alten Ausdruck scannt, sieht, dass er ersetzt ist.
03
Unterschreiben
Digital, wo das Gesetz es zulässt. Auf Papier, wo es das verlangt.
Einfache elektronische Signatur
Mit Reihenfolge, Frist und Erinnerung alle drei Tage. Der Inhalt wird beim Anfordern eingefroren; protokolliert werden Zeitpunkt, IP, Browser und Prüfsumme, und am Ende steht eine Zertifikatsseite.
Gesperrt, wo Papier Pflicht ist
Kündigung und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB) und das Arbeitszeugnis (§ 109 Abs. 3 GewO) lassen sich digital nicht unterschreiben. Wo Schriftform gilt, fragt Veydex ausdrücklich nach und sagt, dass die einfache Signatur sie nicht ersetzt.
Der Arbeitsvertrag in der Gastronomie
Als Nachweis bleibt er für Gaststätten und Beherbergung ein Papierdokument (Nachweisgesetz mit § 2a SchwarzArbG). Der Weg in Veydex: im Hub erzeugen, auf Papier unterschreiben, und der Scan landet per QR-Code am Dokument.
Unterschrieben heißt gesperrt
Nach der letzten Unterschrift entsteht eine gesperrte Fassung mit Prüfbericht. Ein unterschriebenes Dokument lässt sich nicht löschen.
04
Akten und Nachweise
Was fehlt, sieht man an der Person, nicht erst bei der Kontrolle.
Pflichtunterlagen
Je Mitarbeiter, Standort und Betrieb, was vorliegen muss: Arbeitsvertrag, Gesundheitszeugnis oder Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG, die Belehrung alle zwei Jahre, die jährliche Schulung, Konzession, Betriebshaftpflicht, Brandschutz-Prüfbericht und mehr. Jede Regel lässt sich ändern oder abschalten.
Eine Ampel, die nicht mehr behauptet
Grün heißt: Ein passendes, nicht abgelaufenes Dokument liegt vor. Ob sein Inhalt stimmt, weiß die Ampel nicht, und sie sagt es auch nicht.
Anfordern ohne Konto
Einen fehlenden Nachweis forderst du per Link an; die Person lädt ihn ohne Konto hoch. Für Mitarbeitende gibt es ein Portal mit einem Link, auf dem alles Offene steht.
Prüfmappe
Für eine Lebensmittelkontrolle, eine Arbeitsschutz- oder eine Steuerprüfung stellt Veydex zusammen, was dazugehört und was fehlt, als ZIP oder als Link für den Prüfer.
Akten für Standort, Lieferant und Gerät
Der QR-Code am Kühlhaus führt zur Geräteakte mit Wartungsvertrag und Prüfberichten.
05
Ablegen und finden
Hochladen, ohne vorher alles abzutippen.
Erkennung ohne Sprachmodell
Aus Text-PDFs und Word-Dateien liest Veydex Typ, Datum, Kündigungsfrist, Verlängerung, Betrag und Zuordnung als Vorschlag, nach festen Regeln.
Mehrere Dateien oder ein ZIP
Doppelte Dateien erkennt Veydex an der Prüfsumme. Was neu ankommt, liegt unter „Bitte prüfen“, und im Zweifel ist es zunächst vertraulich.
Suchen, wie man fragt
Volltext und Sätze wie „Verträge, die 2027 auslaufen“, dazu gespeicherte Ansichten und ein Vergleich zweier Fassungen bis aufs Wort.
Fragen an einen Vertrag
Zusammenfassen, in einfache Sprache bringen, übersetzen oder eine Frage stellen. Jede Antwort nennt den Absatz, auf den sie sich stützt.
Was es anders macht. Und warum das zählt.
Wer im Betrieb was davon hat.
Technik und Daten
Recht
Einfache elektronische Signatur nach eIDAS Art. 3 Nr. 10. Gesperrt für Kündigung, Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB) und Arbeitszeugnis (§ 109 Abs. 3 GewO). Hinweis auf Papier beim Arbeitsvertrag in der Gastronomie (Nachweisgesetz, § 2a SchwarzArbG) und bei der Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Datenschutz
Drei Stufen der Vertraulichkeit: intern, vertraulich, Personal. Jedes Öffnen eines Personaldokuments wird protokolliert, und ein Export ab 20 Personaldokumenten verlangt eine Bestätigung.
Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen, Legal Hold und eine Löschsperre für Unterschriebenes. Dreißig Tage nach einem Austritt werden Personalunterlagen archiviert, gelöscht wird nichts von selbst. Die Fristen sind Vorschläge; maßgeblich ist, was deine Steuerberatung sagt.
Dateien
PDF, Fotos (JPEG, PNG, WebP, HEIC), Word und Excel, CSV und Text. Den Typ prüft Veydex an den ersten Bytes der Datei, nicht an der Endung.
Export
Ein ZIP mit den Dateien, den Seiten der erzeugten Dokumente, einer index.csv mit allen Angaben und einer Lesehilfe. Dokumente aus der Personalakte bringen den Beleg ihres Siegels mit.
Kontingent
300 Aktionen im Monat zum Zusammenfassen, Fragen und Übersetzen. Alles andere, auch die Erkennung beim Hochladen, läuft ohne.
Was es heute nicht kann
Steht hier, damit du es vorher weißt und nicht erst im Betrieb.
Eine qualifizierte elektronische Signatur gibt es nicht.
Die einfache belegt Zustimmung, ersetzt aber keine Schriftform.
Die Vorlagen sind sorgfältige Muster, keine anwaltlich geprüften Verträge, und jede trägt diesen Hinweis.
Ein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD mit Prüfbescheinigung ist das Modul nicht.
Fotos und Scans ohne Textebene liest Veydex nicht aus; die Erkennung arbeitet mit Text-PDFs und Word-Dateien.
Einen E-Mail-Eingang und einen Import aus Google Drive, Dropbox oder OneDrive gibt es nicht.
Den QR-Code auf einem Foto erkennt der Browser.
Wo er das nicht kann, etwa Safari auf dem iPhone, tippst du die Kennung unter dem Code ab.
Vorlagen und Pakete gibt es für die Gastronomie, für Hotellerie, Bäckerei oder Catering noch nicht.
Stärker zusammen. Dokumente und der Rest.
Alle Module arbeiten auf denselben Daten. Was Dokumente weiß, wissen die anderen auch. Schalte dazu, was du brauchst, und sieh sofort, was es zusammen kostet.
Deine Zusammenstellung
29 €im Monat
- Dokumente29 €
Netto. 14 Tage testen, der Test endet von selbst.
Personalakte komplett
Was dein Team in Veydex Shift einreicht und signiert, liegt automatisch in seiner Akte. Fehlende Nachweise forderst du per App an.
44 € im Monat für beide
Dokumente kostet
29 €/ Monat
- 14 Tage kostenlos testen, der Test endet von selbst
- Monatlich kündbar, mit vierzehn Tagen Frist zum Ende eines Abrechnungsmonats
- Keine Grundgebühr, kein Paket
- Alle Preise netto
Fragen vor dem Start
Was Betriebe wissen wollen, bevor sie es einschalten.
Kann ich eine Frist eintragen, bevor der Scan da ist?
Ja. Das Datum ist der Grund für den Eintrag, die Datei ist es nicht. Die Erinnerung gilt ab dem Eintrag, und der Scan kommt dazu, wenn er da ist.
Ersetzt die Unterschrift im Hub die Schriftform?
Nein. Die einfache elektronische Signatur belegt, wer wann welchem Inhalt zugestimmt hat. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ersetzt sie sie nicht, und bei Kündigung, Aufhebungsvertrag und Arbeitszeugnis ist der digitale Weg gesperrt.
Kann ich Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen?
Für Gaststätten und Beherbergung verlangt das Nachweisgesetz den Nachweis weiter auf Papier, und eine Befristung braucht ohnehin die Schriftform. Der Weg in Veydex: Vertrag im Hub erzeugen, ausdrucken, unterschreiben und den Scan per QR-Code zuordnen.
Sind die Vorlagen rechtssicher?
Sie sind sorgfältige Muster mit Hinweistext, aber kein Anwalt hat sie geprüft, und so steht es auch an jeder Vorlage. Beträge wie Mindestlohn oder Minijob-Grenze stehen bewusst nicht im Mustertext, weil sie sich ändern; der Vertrag nennt den jeweils geltenden Mindestlohn, der Stundenlohn kommt aus der Akte.
Sieht mein Team die Dokumente?
Nicht im Hub. Mitarbeitende unterschreiben, bestätigen und laden hoch über persönliche Links oder ihr Portal, mit dem Schichtplan zusammen in Veydex Shift. Personalunterlagen anderer sieht im Team niemand.
Was hat Dokumente mit der Personalakte im Schichtplan zu tun?
Der Schichtplan führt die Akte aus Sicht der Person, Dokumente aus Sicht des Büros. Wer beide Module hat, hat eine Akte: Was in Veydex Shift gilt, steht hier als Pflichtnachweis in Fristen, Suche und Export, und eine Anforderung aus Dokumente landet in der App der Person.
Komme ich an meine Unterlagen wieder heran?
Jederzeit, als ZIP mit den Dateien, den Seiten der erzeugten Dokumente, einer index.csv mit allen Angaben und einer Lesehilfe. Eine Prüfmappe ist damit auch ohne Veydex lesbar.
Liest Veydex meine Verträge mit einem Sprachmodell?
Die Erkennung beim Hochladen nicht, sie arbeitet nach festen Regeln. Zusammenfassen, Fragen und Übersetzen nutzen ein Sprachmodell, mit 300 Aktionen im Monat; der Inhalt eines Dokuments gilt dabei als Daten, nie als Anweisung. Ohne diese Aktionen funktioniert das Modul vollständig.
Ein übersehener Termin kostet mehr als ein ganzes Jahr Veydex Dokumente.