„Schick mir einfach den DATEV-Export“ ist einer der Sätze, die eine halbe Stunde Arbeit klingen und drei Rückfragen auslösen. Der Grund: Es gibt nicht einen Export, sondern mindestens zwei verschiedene Dinge, die beide so genannt werden.
1. Was ist mit „DATEV-Export“ eigentlich gemeint?
Der Buchungsstapel
Fertige Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Belegdatum und Belegfeld. Das ist es, was der Steuerberater meint, wenn er von Buchhaltung spricht. Er kommt als Datei in einem festen Format und wird importiert.
Die Kassendaten
Die Einzelaufzeichnungen im Format der Finanzverwaltung, inklusive Signaturen. Das ist es, was die Betriebsprüfung meint. Es ist keine Buchhaltung, sondern der Nachweis, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde.
Beide werden gebraucht, aber zu verschiedenen Anlässen und in verschiedenen Rhythmen: der Buchungsstapel monatlich, die Kassendaten auf Anforderung — und dann sofort.
2. Was steht in einem Buchungsstapel?
Aus dem Tagesabschluss wird typischerweise eine überschaubare Zahl von Buchungssätzen: Erlöse getrennt nach Steuersatz, Zahlungswege getrennt nach Bar und unbar, dazu die Sonderfälle. Nicht jeder einzelne Bon wird gebucht — das wäre weder nötig noch sinnvoll.
Welcher Kontenrahmen gilt, sagt der Steuerberater, nicht der Kassenanbieter. In der Gastronomie sind beide gängigen Rahmen verbreitet, und die Kontonummern unterscheiden sich. Ein Export, der auf den falschen Rahmen gebucht ist, ist nicht halb richtig, sondern unbrauchbar.
3. Wo hakt der DATEV-Export in der Gastronomie regelmäßig?
Außer Haus gegen im Haus
Zwei Steuersätze, und die Zuordnung entsteht an der Kasse, nicht in der Buchhaltung. Ist ein Artikel dort falsch angelegt, zieht sich der Fehler durch jeden Monat, bis ihn jemand bemerkt.
Kartenzahlungen
Der Betrag auf dem Konto kommt später an als der Umsatz und ist um die Gebühr gekürzt. Gebucht wird über ein Zwischenkonto — sonst stimmt weder der Tag noch der Betrag. Wenn dieses Konto nie auf null geht, ist etwas offen.
Trinkgeld
Trinkgeld an Beschäftigte ist kein Erlös. Läuft es über die Karte durch die Kasse, muss es als durchlaufender Posten getrennt bleiben. Wird es in den Umsatz gebucht, zahlt der Betrieb Steuern auf Geld, das ihm nie gehört hat.
Gutscheine
Der Verkauf ist noch kein Erlös, die Einlösung ist einer. Ob beim Verkauf schon Umsatzsteuer anfällt, hängt an der Art des Gutscheins — bei einem Gutschein über eine konkrete Leistung anders als bei einem über einen Betrag. Das gehört einmal richtig eingerichtet und dann nie wieder angefasst.
Pfand und Leergut
Klein, unauffällig, und in der Summe über ein Jahr nicht klein. Eigener Ausweis, eigenes Konto.
Vier dieser fünf Punkte entstehen an der Kasse, nicht in der Buchhaltung. Wer sie erst beim Export reparieren will, repariert jeden Monat erneut. Der richtige Zeitpunkt ist die Einrichtung — und der zweitbeste ist ein Kassenwechsel.
4. Wie kommen die Daten zum Steuerberater?
Zwei Wege sind üblich: Ihr ladet die Daten in das Portal, mit dem eure Kanzlei arbeitet, oder ihr erzeugt eine Datei und schickt sie. Der erste Weg ist weniger fehleranfällig, weil das Format geprüft wird, bevor jemand es importiert.
Was ihr in beiden Fällen klären solltet, bevor der erste Monat läuft: Wer erzeugt den Stapel — ihr oder die Kanzlei aus den Rohdaten? Wie oft? Und was passiert mit einem Monat, in dem die Kasse einen Ausfall hatte?
5. Mit welchem Test spart man sich eine Stunde?
Bevor ein neues System scharf geschaltet wird: einen einzelnen abgeschlossenen Tag exportieren und der Kanzlei schicken, mit der Bitte um einen Probeimport. Geht er durch, geht der Rest auch. Geht er nicht durch, ist es ein Tag und nicht ein Quartal, das nachgearbeitet werden muss.