Ein Kassenwechsel scheitert selten an der neuen Kasse. Er scheitert daran, dass die alte am Tag der Umstellung abgeschaltet wird und drei Wochen später jemand fragt, wo die Umsätze aus dem Vorjahr geblieben sind.
Die gute Nachricht: Es gibt eine Reihenfolge, in der nichts verloren geht. Die schlechte: Sie fängt nicht am Tag des Wechsels an, sondern etwa vier Wochen davor.
1. Was kann bei einem Kassenwechsel verloren gehen?
Vier Dinge, in absteigender Reihenfolge nach Ärger, den ihr Verlust macht:
Die Kassendaten selbst
Alle Einzelaufzeichnungen der Vergangenheit, samt der Signaturen der technischen Sicherheitseinrichtung. Sie sind aufbewahrungspflichtig, und zwar unabhängig davon, ob die Kasse, die sie erzeugt hat, noch existiert.
Der Artikelstamm
Karte, Preise, Steuersätze, Warengruppen, Zuordnungen. Neu einzugeben ist das bei zweihundert Artikeln ein voller Tag — und ein Tag, an dem sich Tippfehler in Steuersätze schleichen.
Kunden- und Gästedaten
Stammgäste, Guthaben, Gutscheine, offene Rechnungen. Gutscheine sind der stille Klassiker: Sie liegen bei den Gästen im Portemonnaie und tauchen ein halbes Jahr nach der Umstellung wieder auf.
Offene Vorgänge
Nicht abgeschlossene Tische, angezahlte Reservierungen, laufende Rechnungen. Sie überleben keinen Wechsel und müssen vorher geschlossen werden.
2. Welche Meldung ans Finanzamt vergessen fast alle?
Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt zu melden — elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle, nicht formlos. Das Verfahren gibt es seit dem 1. Januar 2025; Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 angeschafft waren, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Das gilt in beide Richtungen: Die neue Kasse ist anzumelden, die alte abzumelden.
Die Frist beträgt einen Monat und läuft ab Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO), nicht ab dem Zeitpunkt, an dem es jemandem einfällt. Gemeldet wird je Betriebsstätte, und jede Meldung nennt alle Kassen dieser Betriebsstätte — auch die, die bleiben. Was im Einzelfall dazugehört, etwa bei mehreren Betriebsstätten, gehört mit dem Steuerberater geklärt, bevor die alte Kasse abgebaut wird.
3. Was passiert mit der alten technischen Sicherheitseinrichtung?
Die TSE ist kein Zubehör der alten Kasse, das mit ihr entsorgt wird. Die von ihr signierten Aufzeichnungen sind aufbewahrungspflichtig und müssen in einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau maschinell auswertbar vorliegen — in dem Format, das die Finanzverwaltung dafür festgelegt hat.
Daraus folgt praktisch: Entweder ihr exportiert die Daten vollständig in diesem Format und bewahrt den Export auf, oder ihr bewahrt die TSE samt der Möglichkeit auf, sie auszulesen. Das Erste ist deutlich weniger anfällig, weil ein Export keine Batterie hat und kein Lesegerät braucht, das es in fünf Jahren vielleicht nicht mehr gibt.
Bei Cloud-TSEs hängt es am Vertrag: Läuft er aus, ist oft auch der Zugriff weg. Das gehört gelesen, bevor gekündigt wird.
4. In welcher Reihenfolge läuft ein Kassenwechsel ab?
Vier Wochen vorher
Export aus der alten Kasse anfordern — Kassendaten im Format der Finanzverwaltung, Artikelstamm, Kundendaten, offene Gutscheine. Beim alten Anbieter schriftlich, mit Frist. Manche lassen sich Zeit, und manche lassen sich den Export bezahlen.
Drei Wochen vorher
Export prüfen, nicht nur ablegen. Stichprobe: Lässt sich ein Tag aus dem Vorjahr wiederfinden? Sind die Steuersätze richtig zugeordnet? Ein Export, den niemand geöffnet hat, ist keine Sicherung.
Zwei Wochen vorher
Artikelstamm in die neue Kasse übernehmen und gegenlesen. Besonders: Außer-Haus- gegen Im-Haus-Steuersätze, Pfand, Rabatte, Gutscheine.
Stichtag
Ein Monatswechsel, besser ein Quartalswechsel, am besten der Jahreswechsel. Mitten im Monat umzustellen bedeutet, dass der Steuerberater denselben Monat aus zwei Systemen zusammensetzen muss.
Am Tag davor
Alle offenen Vorgänge schließen. Tagesabschluss auf der alten Kasse, ausgedruckt und abgelegt.
Danach
Alte Kasse nicht abbauen, sondern zwei bis drei Monate stehen lassen — ohne Kassiervorgänge, aber lesbar. Die Rückfragen kommen erfahrungsgemäß in Woche sechs.
5. Was sollte der Steuerberater vorher wissen?
Ein kurzer Anruf vor der Umstellung spart die lange Mail danach. Was er hören will: das Datum des Wechsels, welches System kommt, wie der Export aussieht und ob sich der Kontenrahmen ändert. Wenn ihr die Buchhaltung über eine Schnittstelle laufen lasst, will er außerdem wissen, ob sie sich ändert — und ob es eine Lücke zwischen altem und neuem Export gibt.
