Die Frage kommt aus dem Biergarten, vom Foodtruck, aus dem Gewölbekeller und von jedem Betrieb, dessen Leitung schon einmal an einem Freitagabend ausgefallen ist. Sie ist berechtigt, und sie wird von Anbietern gern mit „läuft auch offline“ beantwortet, ohne dass jemand sagt, was genau damit gemeint ist.
Drei Dinge müssen ohne Verbindung funktionieren, und sie sind unterschiedlich schwer zu haben.
1. Kann man ohne Internet kassieren?
Der einfachste Teil. Eine Kasse, die den Artikelstamm lokal hält, nimmt Bestellungen auf und rechnet ab, ob eine Leitung da ist oder nicht. Wer hier auf eine reine Weboberfläche ohne lokalen Zwischenspeicher setzt, hat das Problem allerdings gekauft.
2. Was wird ohne Verbindung aus der Signatur?
Hier entscheidet sich alles. Jeder aufzeichnungspflichtige Vorgang muss von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung signiert werden, und zwar beim Beginn und beim Abschluss des Vorgangs — nicht später, wenn es gerade passt.
Lokale TSE
Steckt als Modul, SD-Karte oder USB-Stick in der Kasse oder liegt als Gerät im Netzwerk. Signiert ohne jede Internetverbindung. Für Betriebe mit unsicherer Leitung ist das die Antwort.
Cloud-TSE
Signiert auf einem Server des Anbieters. Ohne Verbindung keine Signatur. Manche Lösungen puffern und signieren nach — ob das im konkreten Fall zulässig ist, hängt an der Zertifizierung des Anbieters und gehört schriftlich bestätigt, nicht am Telefon zugesagt.
„Läuft auch offline“ heißt bei manchen Anbietern nur: Die Oberfläche friert nicht ein. Die richtige Frage ist nicht, ob kassiert werden kann, sondern ob signiert wird. Lasst sie euch mit dem Wort „TSE“ beantworten.
3. Wie kommt der Beleg ohne Internet zustande?
Die Belegausgabepflicht gilt unabhängig von der Verbindung. Ein Bondrucker am Kabel oder Bluetooth erfüllt sie; ein Beleg, der per Mail verschickt werden soll, tut es ohne Leitung nicht. Wer auf digitale Belege setzt, braucht für den Ausfall einen Drucker als Rückfallebene.
4. Was tun, wenn die Sicherheitseinrichtung ausfällt?
Ein Ausfall der TSE ist kein Grund, den Betrieb einzustellen — aber er ist dokumentationspflichtig. Praktisch heißt das:
- Ausfall mit Datum, Uhrzeit und Grund festhalten, ebenso das Ende.
- Weiter kassieren und Belege ausgeben; auf den Belegen ist der Ausfall erkennbar zu machen.
- Die Ursache beheben und die Behebung ebenfalls festhalten.
- Bei längerem Ausfall den Steuerberater einbeziehen, bevor der Monat abgeschlossen wird.
Was nicht geht: den Ausfall aussitzen und die Vorgänge später nachtragen, als wäre nichts gewesen. Genau das fällt in einer Kassennachschau auf, weil die Lücke in den Signaturen sichtbar bleibt.
5. Was muss passieren, sobald die Verbindung zurück ist?
Sobald die Leitung wieder steht, gehört alles nachgeführt, was in der Zwischenzeit lokal gelaufen ist — Umsätze, Bestände, Kartenzahlungen, Reservierungen. Der häufigste Fehler ist nicht, dass die Kasse nicht synchronisiert, sondern dass niemand kontrolliert, ob sie es vollständig getan hat. Ein Blick auf die Tagessumme vor und nach dem Abgleich dauert eine Minute.
6. Worauf ist beim Kauf einer Kasse zu achten?
- Ist die TSE lokal oder in der Cloud? Bei Cloud: Was passiert ohne Verbindung, schriftlich?
- Hält die Kasse den Artikelstamm lokal?
- Gibt es einen Bondrucker, der ohne Netz druckt?
- Wie lange läuft der Offline-Betrieb, bevor etwas blockiert?
- Werden Kartenzahlungen offline angenommen — und wer trägt das Ausfallrisiko?
- Wie wird nach der Rückkehr synchronisiert, und wie sieht man, dass es geklappt hat?