Team und Veydex Shift
Unterschrift digital oder auf Papier
Ist ein Entwurf vollständig, zeigt das Dokument zwei Wege: „Auf Papier“ zum Drucken und Zuordnen per QR-Code, oder „Digital unterschreiben lassen“. Wo das Gesetz Papier verlangt, ist der digitale Weg gesperrt.
Welcher Weg passt, hängt am Dokumenttyp. Das Dokument sagt es dir, bevor du dich entscheidest.
Auf Papier, mit QR-Code
- 1. Wähle beim Dokument unter Auf Papier den Knopf Drucken. Jeder Ausdruck trägt eine zufällige Kennung und einen QR-Code.
- 2. Lass von Hand unterschreiben.
- 3. Wähle im Dokument Unterschriebenen Scan zuordnen (oder unter Für dich), fotografiere den Ausdruck oder wähle das PDF.
- 4. Der QR-Code sagt, wohin das Papier gehört. Hak an, dass das Dokument als unterschrieben markiert wird, und wähle Zuordnen.
Findet der Browser keinen QR-Code, etwa in Safari auf dem iPhone, tippst du die Kennung (unter dem QR-Code) ab. Wer später einen alten Ausdruck scannt, sieht, dass es eine neuere Fassung gibt.
Digital unterschreiben lassen
- 1. Wähle beim Dokument Digital unterschreiben lassen. Dort steht, an wen es geht und in welcher Reihenfolge.
- 2. Mit Unterzeichner ändern passt du Personen und Reihenfolge an.
- 3. Wähle Senden. Jede Person bekommt einen eigenen Link.
Was unterschrieben wird, ist ab dem Senden eingefroren. Wer noch nicht unterschrieben hat, wird alle drei Tage erinnert, höchstens drei Wochen lang. Den Stand siehst du unter Unterschriften. Nach der letzten Unterschrift entsteht eine gesperrte Fassung mit Prüfbericht; ein unterschriebenes Dokument lässt sich nicht löschen.
Wann welcher Weg
- Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis: digital gesperrt (§ 623 BGB, § 109 Abs. 3 GewO). Dort steht „Geht für dieses Dokument nicht: Das Gesetz schließt die elektronische Form aus.“
- Arbeitsvertrag in der Gastronomie: Als Nachweis bleibt er ein Papierdokument (Nachweisgesetz mit § 2a SchwarzArbG); eine Befristung braucht ohnehin die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Papier ist hier vorgeschrieben bzw. empfohlen.
- Dokumente mit Schriftform: digital nur nach ausdrücklicher Bestätigung. Die einfache elektronische Signatur dokumentiert die Zustimmung, ersetzt die Schriftform aber nicht.
Fehlen im Entwurf noch Angaben, steht „Erst ergänzen, dann unterschreiben“ mit … Angaben ergänzen.
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