Pflichtunterlagen je Person

Fehlt eine Pflichtunterlage, siehst du es an der Person, nicht erst bei der Kontrolle.

Was vorliegen muss

Ab Werk sind unter anderem eingetragen:

• je Mitarbeiter: Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz, Gesundheitszeugnis bzw. Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt (§ 43 Abs. 1 IfSG), die Belehrung nach § 43 IfSG alle zwei Jahre, die jährliche Schulung; für Werkstudenten die Immatrikulation je Semester, für Fahrer die Führerscheinkontrolle
• je Standort: Miet- oder Pachtvertrag, Betriebshaftpflicht, Gaststättenerlaubnis bzw. Konzession, Prüfbericht Feuerlöscher und Brandschutz
• für den Betrieb: Mitarbeiterhandbuch bzw. Hausordnung

Unter Regeln änderst oder schaltest du jede ab und legst mit Regel anlegen eigene an: Für (je Mitarbeiter, je Standort, einmal im Betrieb), Dokumenttyp, Bezeichnung, Gültig (Monate) und Nur für Positionen.

Den Stand lesen

Je Feld steht vorhanden, läuft bald aus, abgelaufen, fehlt, in Arbeit oder angefordert. „Vorhanden“ heißt: Ein passendes, nicht abgelaufenes Dokument liegt vor. Ob sein Inhalt stimmt, prüft die Übersicht nicht. Ein Klick auf ein Feld öffnet das Dokument, erstellt es oder lädt es hoch.

Fehlendes anfordern

1. 011. Wähle Anfordern (oder im Feld der Person).
2. 022. Unter Was steht, was du brauchst, etwa „Bitte Führerschein hochladen“. Unter Von wählst du die Person oder Jemand außerhalb des Teams.
3. 033. Setz eine Frist (Tage) und, wenn du willst, eine Nachricht (optional).

Die Person bekommt einen Link und lädt ohne Konto hoch; erinnert wird automatisch. Mit Persönlicher Link in der Akte bekommt sie eine Seite, auf der alles Offene steht.

Zusammen mit dem Schichtplan

Hast du beide Module, gibt es eine Akte statt zwei: Eine Anforderung steht auch in Veydex Shift, die Person lädt dort hoch und signiert, und mit deiner Freigabe ist sie erfüllt. Was in der Personalakte gilt, zählt hier als Pflichtnachweis. Siehe Personalakte: Anträge prüfen.