Personalakte: Anträge prüfen und Dokumente vorlegen

In der Personalakte ändert keine Seite etwas allein. Was die Person einreicht, gilt erst mit deiner Signatur, und was du vorlegst, signiert sie in der App. Signiert wird mit dem Gerät; der Schlüssel verlässt es nicht.

Was die Person in Veydex Shift tut

Unter Mehr › Personalakte:

• Stammdaten ändern: Adresse, Geburtsdatum, Krankenkasse, Bankverbindung, Steuer-ID oder SV-Nummer neu eintragen und signieren.
• Dokument einreichen: Foto oder PDF, etwa die Belehrung nach § 43 IfSG oder einen Aufenthaltstitel, mit Titel und, wenn vorhanden, Gültig bis. Dann Signieren und einreichen.

Telefon und Notfallkontakt ändert die Person direkt, ohne Antrag.

Im Hub freigeben

1. 011. Öffne Schichtplan › Anfragen. Der Antrag steht dort als „Akte“.
2. 022. Wähle Ansehen und signieren. Du siehst Bisher und Neu und dass die Person digital signiert hat.
3. 033. Wenn du willst, schreib eine Notiz an die Person.
4. 044. Wähle Signieren und übernehmen, oder lehne ab.

Eine neue Bankverbindung öffnest du dort mit Bankverbindung ansehen. Hast du auch Dokumente gebucht, wählst du unter Einordnen unter, als was das Dokument dort abgelegt wird.

Ein Dokument vorlegen

1. 011. Öffne Team, wähle die Person und dort Unterlagen.
2. 022. Wähle Dokument ablegen, dann Datei (PDF oder Foto) und Titel.
3. 033. Soll die Person es signieren, hak Unterschrift der Person anfordern an.
4. 044. Signieren und ablegen.

Die Person bekommt eine Nachricht, liest das Dokument in der App und signiert. Für befristete Verträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und Kündigungen reicht eine elektronische Unterschrift nicht; dort weiter auf Papier.

Ein Siegel prüfen

Unter Team bei der Person, Unterlagen, wählst du Siegel prüfen, gibst den Code des Siegels ein und tippst Prüfen. „Echt und unverändert“ heißt: Inhalt, Datei und beide Signaturen stimmen. Der Beleg enthält alles, um das Siegel auch ohne den Hub nachzurechnen.