Lieferantenrechnung hochladen und buchen

E-Rechnungen enthalten Positionen, Mengen und Preise als Daten. Der Hub liest sie, statt dass jemand Preise abtippt.

So geht's

1. 011. Öffne Lager › Lieferantenrechnungen und wähle Rechnung hochladen ….
2. 022. Wähle die Datei: eine XRechnung als .xml oder ein ZUGFeRD-PDF, höchstens 10 MB.
3. 033. Der Status wechselt über In der Warteschlange und Wird gelesen … zu Gelesen — bitte prüfen. Tippe die Rechnung an.
4. 044. Prüf jede Position. Wo der Hub den Artikel erkannt hat, steht er schon da; sonst wähl ihn unter Artikel wählen … aus. Positionen ohne Artikel, etwa Liefergebühr oder Pfand, werden nicht gebucht.
5. 055. Wähle Buchen. Der Hub meldet, wie viele Positionen gebucht sind, und der Status steht auf Gebucht.

Was beim Buchen passiert

• Jede Position wird ein Wareneingang. Die Menge auf der Rechnung zählt Gebinde, deshalb braucht der Artikel einen Inhalt je Gebinde.
• Der Preis geht in den Einstandspreis ein, und der letzte Gebindepreis steht am Artikel.
• Preiserhöhungen deines Lieferanten erscheinen im Soll-Ist-Wareneinsatz als „Preisdrift im Einkauf“.

Wenn etwas nicht passt

• Die Summe der Positionen weicht vom Rechnungsbetrag ab: Prüf die Rechnung. Wenn sie trotzdem stimmt, buchst du mit Trotzdem buchen.
• Positionen übersprungen: Dort fehlt am Artikel die Gebindegröße oder auf der Rechnung der Preis.
• Nicht lesbar: Das PDF enthält keine Rechnungsdaten, etwa ein Scan. Eine Texterkennung gibt es nicht; buch die Lieferung am Artikel als Wareneingang.
• Fehlgeschlagen: Die Datei ließ sich nicht lesen. Lad sie erneut hoch oder buch von Hand.

Erkannt werden Positionen über die Artikelnr. des Lieferanten am Lagerartikel oder einen Namen, der genau einmal passt. Dafür muss der Hub auch den Lieferanten am Namen erkennen.

Rechnungen hochladen, zuordnen und buchen kann nur die Inhaberin oder der Inhaber.