KundenakteJeder Besuch erzählt etwas über deinen Gast.
Was dein Team über einen Gast weiß, steht meistens in fünf Köpfen und einem Notizbuch. Die Kundenakte macht daraus ein Profil, das beim nächsten Besuch schon da ist.
Deine Gäste sind mehr als einzelne Reservierungen.
Veydex Kundenakte verbindet Reservierungen, Besuche, Notizen und Gästeinformationen zu einem gemeinsamen Profil.
Das Profil
Gast seit wann, wie viele Besuche und ob er heute kommt.
Allergien zuerst
Ob eine Allergie eingetragen ist, steht gleich unter dem Namen.
Zwölf Monate auf einen Blick
Jeder Besuch ein Punkt, der heutige als Ring.
Vorlieben aus den Besuchen
„Kommt meist Donnerstag, bei 4 von 14 Besuchen“, mit der Zahl, auf der es beruht.
Mehr über Kundenakte
Wenn derselbe Gast erneut reserviert, erkennt Veydex ihn automatisch wieder. Allergien, Hinweise, Besuche, No-Shows und der letzte Besuch bleiben damit nicht in Köpfen oder einzelnen Tools hängen.
Derselbe Gast, zweiter Besuch
Das zweite Mal beginnt nicht bei null.
Jeder Besuch erzählt etwas über deinen Gast. Vorausgesetzt, es bleibt jemand da, der zuhört.
- 01Frau K. reserviert online — zum zweiten Mal nach einem Besuch im März.
- 02Veydex erkennt sie an Telefonnummer oder E-Mail wieder und legt keinen zweiten Datensatz an.
- 03Am Tag des Besuchs zeigt die Übersicht „Heute“ dem Inhaber am Handy, was die Akte weiß: Nussallergie, ein Besuch, der letzte im März.
- 04Er schreibt es an die Buchung. Dort liest der Service es in Liste und Tischplan, beim Eindecken und nicht beim Servieren.
- 05Nach dem Besuch wächst die Historie um eine Zeile.
Was drin ist.
- Gastprofile
- Besuchshistorie
- Allergien
- Notizen
- automatische Zuordnung
- Segmente
- Export
- Nicht-Erscheinen
Frag Kio
Frag Kio, statt zu suchen.
Kio liest in den Bereichen mit, die du gebucht hast, und antwortet in ganzen Sätzen, mit den Zahlen dazu und woher sie stammen.
Namen sieht Kio erst, wenn der Inhaber es erlaubt.
Kio ist in jedem Betrieb dabei: Gelegentliche Fragen sind im Hub enthalten.
Kio kennenlernen- Du: Wie oft war Frau Ahrens dieses Jahr bei uns?
- Kio:
Siebenmal, zuletzt am 18. Oktober, meistens freitags zu zweit. Allergien und Notizen lese ich nicht mit; die stehen in ihrer Akte.
Ein Gast, eine Akte. Gefüllt aus dem, was im Betrieb passiert.
Jede Reservierung mit Telefon oder E-Mail findet ihren Gast. Besuche, Nicht-Erscheinen, Hinweise und Einwilligungen stehen danach an einer Stelle, und die anderen Module lesen dort nach.
01
Wiedererkennen
Aus Buchungen werden Personen, ohne dass jemand doppelt anlegt.
Telefon und E-Mail, nie der Name
Zugeordnet wird über die Telefonnummer, sonst über die E-Mail-Adresse. Der Name ist nie der Schlüssel: Zwei Familien Weber bleiben zwei Akten.
Kein Raten
Es gibt keine unscharfe Suche und kein Zusammenlegen ähnlicher Einträge. Lieber zwei Akten als eine, in der die Allergie eines anderen Gasts steht.
Von jedem Weg
Buchungen von Hand, über die Buchungsseite, die Telefon-KI und deine Link-Seite landen beim richtigen Gast. Was ohne Anmeldung hereinkommt, wird zugeordnet, ändert aber keine bestehende Akte.
Ansage vor dem Speichern
Legst du eine Reservierung an, steht im Formular, mit wem sie verknüpft wird und warum, etwa „gleiche E-Mail“. Passt es nicht, wählst du „Nicht verknüpfen“.
Dubletten beim Anlegen
Legst du einen Gast von Hand an, dessen Nummer oder Adresse es schon gibt, zeigt der Hub die vorhandene Akte. Du öffnest sie oder speicherst bewusst trotzdem.
02
Verlauf
Was ein Gast bei dir war, steht an einer Stelle.
Besuche aus dem Status
Steht eine Reservierung auf „am Tisch“ oder „Walk-in“, zählt sie als Besuch, „nicht erschienen“ als Nicht-Erscheinen. Eine kommende Buchung ist noch kein Besuch, und wer einen Status zurücknimmt, nimmt auch den Besuch zurück.
Zahlen, die nicht driften
Besuche und Nicht-Erscheinen rechnet der Hub jedes Mal aus der Historie neu, statt einen Zähler hochzuzählen. Springt ein Status dreimal hin und her, bleibt es ein Besuch.
Zwölf Monate auf einen Blick
Die Karteikarte zeigt jeden Besuch der letzten zwölf Monate mit Personenzahl, Absagen und Nicht-Erscheinen als eigene Punkte und daneben die nächste Reservierung.
Vorlieben aus den Besuchen
Der häufigste Wochentag und die häufigste Gruppengröße, jeweils mit „bei x von y Besuchen“. Unter drei Besuchen sagt die Akte, dass es für ein Muster noch zu wenig sind.
Besuche ohne Reservierung
Wer ohne Reservierung kommt, landet in der Akte, wenn du ihn als Reservierung „Vor Ort“ mit Telefon oder E-Mail einträgst und eincheckst. Termine aus dem Terminbuch zählen mit: „fertig“ ist ein Besuch, „nicht erschienen“ ein Nicht-Erscheinen.
03
Hinweise und Segmente
Was das Team beachten muss, und wen du gezielt findest.
Allergien, Notizen, Schlagworte
Je Gast ein Feld für Allergien, Notizen und eigene Schlagworte. Jedes Schlagwort wird ein eigenes Segment, und jede Zeile in den Notizen ist eine Notiz.
Warnungen zuerst
Allergie, Sperre und mehrfaches Nicht-Erscheinen stehen oben auf der Karteikarte, vor allem anderen.
Segmente
Stammgäste ab drei Besuchen, seit 90 Tagen nicht mehr da, noch nie da, Werbung erlaubt, mehrfach nicht erschienen, gesperrt, dazu deine eigenen Schlagworte. Zahl und Liste kommen aus derselben Bedingung.
Vor dem Besuch, am Handy
In der Übersicht „Heute“ öffnet ein Tipp auf die nächste Reservierung den Gast: Allergie aus der Akte, Zahl der Besuche, letzter Besuch und die Nummer zum Anrufen.
04
Einwilligung und Datenschutz
Wer was bekommen darf, steht in der Akte und gilt für jeden Versand.
Zwei Einwilligungen
Erinnerungen und Werbung stehen getrennt, weil es zwei Rechtsgrundlagen sind: Die Erinnerung an eine Reservierung gehört zum Vertrag, ein Newsletter braucht eine Einwilligung.
Ein Nein für alle
Steht in der Akte „Erinnerungen: nein“ oder ist der Gast gesperrt, bekommt er keine Erinnerung, keine Mail zur Reservierung und keine Bitte um eine Bewertung.
Auskunft und Löschen am Profil
Die Auskunft für einen Gast lädst du als Datei herunter: Stammdaten, Einwilligungen und alle Besuche. Löschen liegt am selben Profil.
Alle Gäste als Datei
Die ganze Kundenakte lädst du als eine Datei herunter, mit Besuchen, Nicht-Erscheinen, Allergien, Notizen, Schlagworten und beiden Einwilligungen.
Was es anders macht. Und warum das zählt.
Wer im Betrieb was davon hat.
Technik und Daten
Abgleich
Telefonnummern werden auf Ziffern gebracht, eine führende Null wird zur deutschen Vorwahl; E-Mail-Adressen werden kleingeschrieben verglichen. Die Schreibweise des Gasts bleibt daneben erhalten.
Rechte
Die Akte sieht nur der Inhaber. Schichtleitung, Team und Buchhaltung haben keinen Zugriff darauf.
Export
Alle Gäste als CSV-Datei, nicht nur die 100, die die Liste zeigt. Excel öffnet sie mit Umlauten.
Herkunft
Jede Akte trägt, wie sie entstanden ist: von Hand, aus einer Reservierung oder einer Online-Buchung.
Was es heute nicht kann
Steht hier, damit du es vorher weißt und nicht erst im Betrieb.
Zwei Akten derselben Person lassen sich nicht zusammenführen; der Hub warnt nur beim Anlegen.
Es gibt kein Feld für den Geburtstag und keine Erinnerung daran.
Lieblingstisch oder Lieblingsgetränk hält die Akte nicht fest; Vorlieben sind eine Rechnung aus Wochentag und Gruppengröße.
Einen Besuch ohne Reservierung trägt man in der Akte nicht von Hand ein; dafür legst du eine Reservierung „Vor Ort“ an.
Ein Kassenbon trägt keinen Namen.
Eine Gästeliste aus einer Datei zu importieren geht in der Oberfläche noch nicht.
Die Allergie aus der Akte steht nicht in Reservierungsliste und Tischplan; dort gilt der Hinweis an der Buchung.
Wer eine Notiz geschrieben hat, hält die Akte nicht fest, nur den Tag der letzten Änderung.
Stärker zusammen. Kundenakte und der Rest.
Alle Module arbeiten auf denselben Daten. Was Kundenakte weiß, wissen die anderen auch. Schalte dazu, was du brauchst, und sieh sofort, was es zusammen kostet.
Deine Zusammenstellung
12 €im Monat
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Netto. 14 Tage testen, der Test endet von selbst.
Kundenakte kostet
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- Monatlich kündbar, mit vierzehn Tagen Frist zum Ende eines Abrechnungsmonats
- Keine Grundgebühr, kein Paket
- Alle Preise netto
Fragen vor dem Start
Was Betriebe wissen wollen, bevor sie es einschalten.
Woran erkennt der Hub einen Gast wieder?
An der Telefonnummer, sonst an der E-Mail-Adresse. Der Name zählt nie, weil „Müller, vier Personen“ in jedem Betrieb mehrdeutig ist. Eine Buchung ohne Nummer und Adresse bleibt ohne Akte, bis jemand eines von beiden nachträgt.
Was, wenn sich eine Familie eine Nummer teilt?
Dann würde die Buchung der vorhandenen Akte zugeordnet. Das Formular sagt das vorher an, und mit „Nicht verknüpfen“ bleibt die Buchung für sich. Von Hand legst du nach dem Hinweis auf die Dublette bewusst eine zweite Akte an.
Kann ich meine bisherige Gästeliste übernehmen?
Über die Oberfläche noch nicht; einen Import aus einer Datei gibt es dort heute nicht. Gäste entstehen aus Reservierungen mit Telefon oder E-Mail und über „Gast anlegen“. Exportieren geht jederzeit.
Sieht mein Team die Kundenakte?
Nein, nur der Inhaber. Die Buchungen, die dein Team aufnimmt, landen trotzdem beim richtigen Gast.
Was mache ich, wenn ein Gast Auskunft oder Löschung verlangt?
Beides liegt am Profil. Die Auskunft lädst du als Datei mit Stammdaten, Einwilligungen und Besuchen herunter, und Löschen entfernt die Akte.
Welche Module brauchen die Kundenakte?
Treue, Marketing und Mitgliedschaften setzen sie voraus. Erinnerungen an Reservierungen nehmen die Adresse aus der Akte, ohne sie gehen sie an niemanden. Reservierungen selbst laufen auch ohne.
Zählen auch Gäste, die nie reservieren?
Wenn du sie als Reservierung „Vor Ort“ mit Telefon oder E-Mail einträgst und eincheckst. Termine aus dem Terminbuch zählen mit. Wer nur an der Kasse bezahlt, bleibt unbekannt, weil der Bon keinen Namen trägt.