Wie eine Reservierung beim richtigen Gast landet

Hast du die Kundenakte gebucht, landet jede Reservierung mit Telefonnummer oder E-Mail bei einem Gast. Gibt es ihn noch nicht, legt der Hub ihn an.

Die Regel

• Erst die Telefonnummer, dann die E-Mail-Adresse. Der Name zählt nie: Zwei Familien Weber bleiben zwei Gäste.
• Es gibt keine unscharfe Suche. Ähnliche Einträge legt der Hub nicht zusammen.
• Online-Buchungen und die Telefon-KI ordnen zu, ändern aber keine bestehende Akte. Gibt jemand online eine fremde Adresse an, landet sie nicht beim Stammgast.
• Ein Besuch zählt erst, wenn die Reservierung Eingecheckt ist oder ein Walk-in war. Eine kommende Buchung ist noch kein Besuch.

Vor dem Speichern

Sobald im Formular Telefon oder E-Mail steht, siehst du als Inhaber zum Beispiel Wird mit … verknüpft (gleiche E-Mail).

• Passt es nicht, etwa weil sich eine Familie eine Nummer teilt, wähle Nicht verknüpfen. Die Kontaktangaben bleiben trotzdem an der Buchung.
• Mit Doch verknüpfen nimmst du das zurück.

Kennst du den Gast, such ihn gleich bei Gast über In der Kundenakte suchen …. Die Buchung zeigt dann Aus der Kundenakte.

Falsch zugeordnet?

1. 011. Öffne die Reservierung und wähle Bearbeiten.
2. 022. Wähle Verknüpfung lösen.
3. 033. Such den richtigen Gast und wähle ihn aus. Speichere.

Der Besuch wandert dann aus der alten Akte in die neue.

Gut zu wissen

Dein Team sieht die Kundenakte nicht, aber jede Buchung mit Telefon oder E-Mail, die es anlegt, landet trotzdem beim richtigen Gast. Eine Buchung ohne Kontakt bleibt ohne Akte, bis jemand Telefon oder E-Mail nachträgt.