Team und Veydex Shift
Dokument hochladen und zuordnen
In Dokumente wählst du „Hochladen“ und ziehst Dateien oder ein ZIP hinein. Der Hub erkennt Typ, Laufzeit, Frist, Betrag und wozu es gehört, und legt alles unter „Bitte prüfen“ ab. Dort bestätigst du mit „Angaben übernehmen“ oder „Passt so“.
Hochladen geht einzeln, mehrfach oder als ganzer Ordner in einem ZIP. Was der Hub erkennt, ist ein Vorschlag; bestätigen tust du.
Hochladen
- 1. Öffne Dokumente. Unter Für dich wählst du Hochladen.
- 2. Zieh die Dateien hinein oder wähle sie aus: PDF, Foto, Word, ZIP. Am Handy kannst du direkt fotografieren.
- 3. Der Hub liest die Dateien. Gibt es eine schon, steht „Gibt es schon: …“ da. Beim ZIP werden Dubletten übersprungen.
Erlaubt sind PDF, Fotos (JPEG, PNG, WebP, HEIC), Word, Excel, CSV und Text. Einen Ordner als ZIP importiert nur die Inhaberin oder der Inhaber.
Prüfen und übernehmen
Alles Neue liegt unter Bitte prüfen. Öffne ein Dokument: Im Kasten Erkannt steht, was der Hub gelesen hat, zum Beispiel Typ, Ablaufdatum, Kündigungsfrist, Betrag und die Person oder den Lieferanten. Wähle Angaben übernehmen oder, wenn nichts zu ändern ist, Passt so.
Erkannt wird aus Text-PDFs und Word-Dateien, nach festen Regeln, ohne Sprachmodell. Bei einem Foto oder Scan ohne Textebene steht „Kein lesbarer Text (Foto oder Scan). Bitte die Angaben selbst prüfen.“
Zuordnen
Im Überblick eines Dokuments wählst du Verknüpfen: Person, Standort, Lieferant, Gerät oder Kunde. Das Dokument steht dann in deren Akte, und eine fehlende Pflichtunterlage ist erledigt.
Gut zu wissen
- Was hochgeladen wird, ist im Zweifel zunächst vertraulich. Liegt es in einem Ordner wie „Personal/“, wird es als Personalunterlage angelegt.
- Trägt eine Datei die Kennung eines Dokuments aus dem Hub, fragt der Hub, ob sie dort als Scan dazugehört.
- Ein Ablaufdatum kannst du auch eintragen, bevor die Datei da ist; siehe Fristen und Erinnerungen.
Hat das geholfen?
Lieber mit einem Menschen sprechen?Anrufen: +49 157 58353026Schreiben